Sistema di compliance reporting Superior Essex Inc.
(Italia)

Sistema di compliance reporting Superior Essex Inc.

Superior Essex Inc. si è guadagnata la reputazione di essere un'azienda votata alla massima integrità, che produce e consegna prodotti di qualità con un servizio di assistenza al cliente superlativo. Non è solo ciò che realizziamo a renderci orgogliosi, ma anche come lo facciamo. Questa è la reputazione che desideriamo tutelare. Per proteggerla, ci impegniamo al massimo costantemente per agire nel miglior interesse dei nostri clienti, dei nostri dipendenti e dei nostri azionisti, comportandoci come un cittadino-azienda responsabile. Questo impegno esige, tra le altre cose, che il nostro agire sia improntato ai più alti principi etici e legali. 

Il nostro impegno verso i più elevati principi di integrità prende il via dall’assicurarci che tutti, a qualsiasi livello dell’organizzazione di Superior Essex, comprendano i nostri valori fondamentali, quelli che guidano la nostra condotta. Sono questi i valori alla base del nostro Codice Etico.

La maggior parte delle questioni riguardanti il Codice Etico e la sua applicazione a una particolare situazione possono essere risolte a livello locale prima che diventino problemi per l’azienda, i dipendenti o il pubblico. L’azienda incoraggia i dipendenti a presentare idee, sollevare dubbi o porre domande sul Codice, soprattutto se di natura legale o etica. Tutti i Manager sono responsabili del sostegno e dell'applicazione di questa politica, mantenendo una "porta aperta" per i loro diretti collaboratori e per coloro che possono rivolgersi a loro. Sebbene ci auguriamo che i dipendenti si sentano a proprio agio nel discutere di qualsiasi questione con i loro superiori, a volte può capitare che un responsabile non possa essere d'aiuto.

Esiste una serie di risorse disponibili per aiutare. È possibile contattare uno dei seguenti soggetti:

• Il supervisore di grado immediatamente superiore
• Il responsabile della Vostra unità aziendale
• Qualsiasi membro dell'Ufficio legale
• Un responsabile locale o aziendale dell'ufficio Risorse Umane
• Il Responsabile Compliance

Sebbene le Vostre domande o preoccupazioni possano essere risolte a livello locale, il Responsabile Compliance costituisce una figura alla quale inoltrare questioni non risolvibili in sede e, in generale, a cui presentare un reclamo e richiedere informazioni o consigli sul Codice Etico. Potete contattare il Responsabile Compliance nei seguenti modi:

Sistema Di Reporting anonimo

Anche se dovreste essere in grado di risolvere le questioni di conformità attraverso queste risorse, può capitare che vogliate segnalare un problema o una preoccupazione in forma anonima. Per questo motivo, la Società ha istituito il sistema di segnalazione della conformità Superior Essex. Tutti i messaggi inviati attraverso questo sistema sono anonimi (a meno che l'utente non riveli il proprio nome) e vengono esaminati dal responsabile della conformità dell'azienda (Compliance Officer) o da un membro del suo staff che agisce sotto la supervisione del responsabile della conformità. La Società esamina e gestisce tutti i messaggi in modo appropriato. Nel rispondere alle Vostre preoccupazioni o commenti, potrebbe esserVi chiesto di fornire ulteriori informazioni sul Vostro messaggio, che potrete fornire in forma anonima. Il sistema genera un codice di 14-16 cifre per ogni reclamo o commento, che può essere utilizzato per seguire lo stato del messaggio e interagire in modo riservato con il Responsabile della conformità o con altri utenti del sistema.

Il messaggio può essere inviato in due modi: Modulo Web sicuro o Linea diretta sicura.

Indipendentemente dal fatto che il problema venga sollevato tramite il Compliance Officer o il Sistema di reporting di Compliance, di Superior Essex, si può anche chiedere di sollevare il problema durante un incontro di persona.

Indagini e feedback

In caso di segnalazioni, queste saranno trasmesse a una persona appropriata e autorizzata all'interno dell'azienda, che sarà il Vostro responsabile delle risorse umane locale. Il responsabile delle risorse umane prenderà atto della Vostra segnalazione entro sette giorni dalla ricezione da parte del Superior Essex Compliance Reporting System e organizzerà un colloquio iniziale riservato con Voi per discutere le questioni che Vi preoccupano. Vi verrà chiesto di fornire tutte le informazioni e i dettagli di supporto possibili in relazione alla segnalazione fatta. Nel caso in cui le informazioni aggiuntive non venissero prodotte, le indagini successive potrebbero essere ostacolate e si potrebbero sollevare dubbi sulla fondatezza della Vostra segnalazione.

Questa politica si applica nella misura in cui la segnalazione viene fatta in buona fede e senza un motivo personale. Nel caso in cui non soddisfiate uno dei criteri specificati in questa policy, la Vostra segnalazione potrebbe essere considerata non ammissibile. In tal caso, riceverete una notifica con le relative motivazioni.

A seconda della natura delle questioni sollevate, il responsabile locale delle risorse umane può coinvolgere l’Head of HR Europe per indagare sulle Vostre preoccupazioni. Il responsabile locale delle risorse umane può anche contattare l'ufficio legale e societario della nostra sede centrale per discutere l'esito appropriato.

Ci impegniamo a tenerVi informati sull'andamento delle indagini e a fornirVi un feedback sull'esito finale entro tre mesi dalla segnalazione del Vostro problema. Il livello di feedback terrà conto degli obblighi legali di riservatezza della Società. Dovrete inoltre considerare riservate tutte le informazioni relative all'indagine.

Se sollevate una questione effettiva e fondata e in conformità con questa policy, Voi (e chiunque sia connesso con la Vostra segnalazione) sarete protetti da trattamenti pregiudizievoli imposti a seguito della segnalazione. Tuttavia, ciò non Vi dà il diritto di essere coinvolti in qualsiasi indagine che si svolga di conseguenza, né Vi dà il diritto di imporre un particolare provvedimento o risposta, indipendentemente dal fatto che la Vostra segnalazione si riveli o meno autentica. Se ritenete di aver subito un trattamento lesivo per aver effettuato una segnalazione autentica di illecito sul lavoro o per aver partecipato a un'indagine su un potenziale illecito, in base a questa politica, dovrete presentare un reclamo in base alla procedura di contestazione/reclamo in vigore nel Vostro Stato di appartenenza.

Se presentate o ripetete una segnalazione che sapete essere falsa, potreste essere soggetti ad azioni disciplinari.

In base a questa policy, l'Azienda incoraggia i dipendenti a sollevare qualsiasi dubbio su un comportamento scorretto sul lavoro internamente, ma riconosce che talvolta potrebbe essere opportuno rivolgersi a un ente esterno, come un'autorità di regolamentazione, nel caso in cui il reclamo sia stato sollevato internamente ma ignorato o nel caso in cui si sia ripetuto lo stesso comportamento scorretto.

In particolare, è consentito effettuare segnalazioni, tramite canale esterno, nei seguenti casi:

• se il canale interno obbligatorio non è operativo;
• se il canale interno obbligatorio è operativo ma non rispetta le disposizioni di legge relative ai soggetti e alle modalità di presentazione della segnalazione;
• se avete già segnalato un problema internamente ma non è stato dato seguito;
• se avete ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione interna non avrà seguito o che potrebbe portare a ritorsioni;
• se avete ragionevoli motivi per ritenere che l'illecito possa costituire un pericolo imminente o evidente per l'interesse pubblico.

L'Autorità competente a ricevere le segnalazioni esterne è l'Autorità Nazionale Anticorruzione, cosiddetta "ANAC".

Di seguito il link dell'ANAC:

Whistleblowing - Modulo per la segnalazione di condotte illecite ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023 (anticorruzione.it)