Système de déclaration relative à la conformité de Superior Essex Inc.
(France)

Superior Essex Inc. a acquis la réputation d'être une entreprise d'une grande intégrité, qui fabrique et livre des produits de qualité et offre un service à la clientèle hors pair. Nous sommes fiers non seulement de nos accomplissements, mais aussi des méthodes qui nous permettent d'atteindre le succès. Cette réputation, nous désirons la conserver. Pour protéger cette réputation, nous devons nous efforcer continuellement de desservir les meilleurs intérêts de nos clients, de notre personnel et de nos actionnaires, tout en demeurant conscients de nos responsabilités sociales. Cet engagement exige, entre autres choses, que nos actes soient régis par des normes éthiques et juridiques rigoureuses. 

Pour respecter cet engagement envers des normes de haute intégrité, nous commençons par nous assurer que tout le personnel de Superior Essex comprend les valeurs fondamentales de l'entreprise, car ces valeurs définissent notre comportement. Ces valeurs sont le fondement de notre Code de déontologie.

La plupart des problèmes Code de déontologie, et à la façon de l'appliquer à une situation particulière, peuvent être résolus localement, avant qu'ils ne deviennent des problèmes pour l'entreprise, le personnel ou le public. La société encourage son personnel à lui soumettre ses idées, à lui faire connaître ses préoccupations ou à lui poser des questions sur le code, en particulier celles d'ordre juridique ou moral. Il incombe à tous les directeurs de la société de soutenir et de renforcer cette politique en faisant en sorte que les salariés sous leur responsabilité directe puissent y accéder et en gardant la porte ouverte pour les personnes qui désireraient s'entretenir avec eux.

Bien que nous espérions que tous les membres du personnel se sentent suffisamment à l'aise pour discuter de n'importe quel sujet avec leurs responsables, il peut y avoir des cas où de celui-ci ne convient pas. Il existe toute une gamme de ressources disponibles pour vous aider

Vous pouvez communiquer avec les parties suivantes :

• le n1+1 du niveau supérieur ;
• le directeur de votre unité fonctionnelle ;
• Un membre du service juridique ;
• Le service des ressources humaines (services locaux ou intégrés) ;
• L’agent de conformité

Bien que vos questions et préoccupations puissent souvent être résolues au niveau local, l'agent de conformité constitue un autre moyen d'adresser les questions qui ne peuvent obtenir satisfaction à ce niveau et, en général, il vous permet d'informer la direction de vos préoccupations ou d'obtenir des conseils relativement au Code de déontologie. Vous pouvez communiquer avec l'agent de conformité de l'une des façons suivantes :

Système de signalement anonyme
Bien que vous deviez être en mesure de résoudre vos problèmes de conformité par le biais de ces ressources, il peut arriver que vous souhaitiez soulever un problème ou une préoccupation de manière anonyme. C'est pourquoi l'entreprise a mis en place le système de signalement de conformité Superior Essex. Tous les messages soumis par l'intermédiaire de ce système sont anonymes (à moins que vous ne révéliez votre nom) et sont examinés par le responsable de la conformité de la société ou par un membre de son personnel agissant sous la supervision du responsable de la conformité. L'entreprise examine et traite tous les messages de manière appropriée. En réponse à votre préoccupation ou à votre commentaire, il peut vous être demandé de fournir des informations supplémentaires concernant votre message, que vous pouvez fournir sous le couvert de l'anonymat. Le système génère un code de 14 à 16 chiffres pour chaque plainte ou commentaire, et vous pouvez utiliser ce code pour suivre le statut de votre message et interagir de manière confidentielle avec le responsable de la conformité ou d'autres utilisateurs du système.

Vous pouvez soumettre votre message de deux manières : Formulaire Web sécurisé ou Ligne d'assistance sécurisée.

Que vous fassiez part de votre préoccupation par l'intermédiaire du Compliance Officer ou du Superior Essex Compliance Reporting System, vous pouvez également demander à faire part de votre préoccupation lors d'une vidéoconférence ou d'une réunion en personne qui sera organisée dans les vingt jours suivant votre demande.

Enquêtes et retour d'information
Si vous faites un rapport, il sera transmis à une personne appropriée et autorisée au sein de l'entreprise, qui sera votre responsable local des ressources humaines. Le responsable des ressources humaines accusera réception de votre rapport dans les sept jours suivant sa réception par le système Superior Essex Compliance Reporting System et organisera un premier entretien confidentiel avec vous pour discuter des questions qui vous préoccupent. Il vous sera demandé de fournir autant d'informations et de détails justificatifs que possible en rapport avec le rapport effectué. Si des informations supplémentaires ne sont pas fournies, les enquêtes ultérieures peuvent être entravées et des doutes peuvent être émis quant à la validité de votre rapport.

Cette politique s'applique dans la mesure où le rapport est fait de bonne foi et sans motif personnel. Si vous ne répondez pas à l'un des critères spécifiés dans cette politique, votre rapport peut être considéré comme irrecevable. Dans ce cas, vous recevrez une notification motivée.

En fonction de la nature des questions soulevées, le responsable local des ressources humaines peut demander au chef des ressources humaines Europe d'enquêter sur vos préoccupations. Le responsable local des ressources humaines peut également contacter le service juridique et administratif de notre siège social pour discuter de l'issue appropriée.

Nous nous engageons à vous tenir informé de l'avancement de l'enquête et à vous fournir un retour d'information sur le résultat final dans un délai de trois mois à compter de la date à laquelle vous avez fait part de votre préoccupation. Le niveau de retour d'information tiendra compte des obligations légales de confidentialité de l'entreprise. Vous devez également traiter toutes les informations relatives à l'enquête de manière confidentielle.

Si vous faites part d'une préoccupation réelle et fondée, conformément à la présente politique, vous (et toute personne liée à votre rapport) serez protégés contre tout traitement préjudiciable imposé à la suite de votre rapport. Toutefois, cela ne vous donne pas le droit d'être impliqué dans une enquête menée à la suite de votre signalement, ni le droit d'imposer une mesure ou une réponse particulière, que votre signalement s'avère authentique ou non. Si vous estimez avoir subi un traitement préjudiciable parce que vous avez signalé un acte répréhensible au travail ou participé à une enquête sur un acte répréhensible potentiel, en vertu de la présente politique, vous devez déposer une plainte conformément à la procédure de règlement des griefs/plaintes en vigueur dans votre État membre d'origine.

Si vous déposez ou répétez un rapport que vous savez être faux, vous pouvez faire l'objet de mesures disciplinaires.

Conformément à cette politique, l'entreprise encourage les employés à soulever en interne toute préoccupation concernant une faute professionnelle, mais reconnaît qu'il peut parfois être approprié de porter l'affaire devant un organisme externe, tel qu'une autorité de régulation, si la plainte a été soulevée en interne mais ignorée ou si la même faute s'est répétée.

Vous pouvez faire part de vos préoccupations en externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement auprès de l'autorité judiciaire ou des autorités compétentes mentionnées dans l'annexe du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022. Les salariés français peuvent également obtenir des informations gratuites sur l'opportunité et les modalités d'une saisine via le service d'assistance téléphonique du Défenseur des droits : https://www.defenseurdesdroits.fr (tél. : 09 69 39 00 00).